NUSANTARAEXPRESS, JAKARTA - Sebagai langkah menjawab tantangan perubahan di era kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), Universitas Terbuka (UT) yang kini telah berstatus Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN –BH) selalu berkomitmen penuh untuk meningkatkan kualitas produk, layanan, dan proses bisnisnya. Dalam upaya mewujudkan tatanan dan budaya kerja baru, UT mengembangkan berbagai perangkat sarana prasarana penunjang kegiatan, salah satunya UT telah mengembangkan aplikasi SIPPP (Sistem Informasi Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pertanggungjawaban) Keuangan. SIPPP sebelumnya telah diluncurkan secara resmi pada puncak Dies Natalis ke-38 UT pada 4 September 2022 lalu. Aplikasi ini mengembangkan sistem informasi tata kelola terintegrasi dari seluruh proses bisnis yang ada di UT. Melalui aplikasi SIPPP, diharapkan UT menjadi semakin fleksibel, lincah, dan adaptif terhadap segala dinamika sehingga membantu menyukseskan UT sebagai dalam tatanan baru PTN-BH.

Terkait hal tersebut, pada Rabu, 4 Januari 2023, UT mengadakan acara Pembukaan Sosialiasi dan Implementasi SIPPP diadakan acara Sosialiasi dan Implementasi SIPPP secara luring di UTCC Kantor Pusat UT dan juga secara daring melaui Zoom Meeting. Pembukaan ini menandai rangkaian Sosialisasi dan Implementasi SIPPP yang berlangsung selama 3 hari yaitu pada 4-6 Januari 2023. Acara dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Sistem Informasi dan Kemahasiswaan, Ir. Adi Winata, M.Si. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa dengan terbitnya Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun 2022, dimana UT secara resmi telah menjadi PTN-BH, UT harus meningkatkan secara berkelanjutan kualitas layanannya. Oleh karena itu, peningkatan efektivitas dan efisiensi kelembagaan mutlak diperlukan, khususnya dalam bidang penataan dalam hal tata kelola organisasi, sumber daya manusia (SDM), dan keuangan.

Dalam mewujudkan tata kelola organisasi yang baik (Good Corporate Governance) di era PTN-BH, maka pengelolaan keuangan yang transparan, efektif, efisien, dan akuntabel melalui penerapan transformasi digital di seluruh aspek adalah sebuah keharusan. Perlunya dukungan sistem digital ini tujuannya adalah memungkinkan alur kerja yang lebih cepat dan efektif serta dapat dipertanggungjawabkan. Para pemangku kepentingan di UT harus dapat memainkan perannya yang baik agar tercipta suatu ekosistem digital yang aman, andal, dan terpercaya, jelas Pak Adi.

Acara dilanjutkan laporan dan pemaparan oleh Penanggung Jawab Bidang Kelembagaan, Pengembangan, dan Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang Jasa pada Unit Pengadaan Barang Jasa, SIPPP Antares Firman, S.E., M.Prof.Acc. Dalam paparannya, Antares menyampaikan bahwa aplikasi SIPPP yang sudah dikembangkan sekitar setahun, sangat bersifat dinamis (agile) yang dapat mengakomodasi perubahan dan dapat dilakukan penyesuaian per tahapannya. Aplikasi SIPPP ini juga menggunakan strategi minimum viable product (MVP) dengan prinsip waterfall. Adapun dalam implementasinya, telah disusun Roadmap SIPPP dalam rentang Q4 2022, Q1 2023, Q2 2023, sampai dengan Q3 2023.

Antares pun menyampaikan bahwa pengembangan aplikasi ini adalah untuk menindaklanjuti isu-isu yang ada saat ini, yaitu tidak efisiennya penggunaan kertas, lalu kenyataan bahwa terdapat banyak aplikasi di sistem UT namun tidak saling terintegrasi, serta adanya proses birokrasi yang cukup panjang. Melalui SIPPP, maka proses birokrasi yang panjang akan dibuat lebih cepat, adaptif, paperless (dokumen elekronik) sehingga proses pengambilan keputusan di UT makin cepat, karena data bisa diakses secara real time. Selain itu, sifat agile aplikasi SIPPP terdukung adanya inklusi sistem keuangan digital yang sudah terkoneksi dengan Bank-Bank. Portal web SIPPP dibangun dalam 2 versi, yaitu versi web dan mobile untuk mengakomodasi prinsip bisa bekerja dari mana saja termasuk verifikasi dan validasi, dimana landing page SIPPP bisa diakses pada link https://sippp.ut.ac.id/. Dijelaskan, aksesibilitas seluruh modul yang ada pada SIPPP telah menggunakan mekanisme autentikasi SSO, cukup hanya dengan 1 akun dapat mengakses seluruh sumber daya (resource) yang ada.

Dijelaskan oleh Antares, beberapa keunggulan menggunakan SIPPP adalah: 1) Efisiensi, dengan system tatakelola terintegrasi membantu para pimpinan dan pegawai untuk memanfaatkan waktu kerja secara lebih efisien, karena informasi akan lebih mudah untuk ditemukan dan tidak perlu melalui lintas system; 2) Kolaborasi yang lebih baik, dengan SIPPP seluruh data dikompilasi, disimpan, dibagikan, dan diakses melalui satu sistem, tidak ada kekhawatiran tentang seberapa akurat, lengkap, atau aman file data tersebut; 3) Analisis yang lebih baik, SIPPP mencatat dan menyimpan semua data yang dimasukkan oleh pengguna, sehingga menjadi alat pengolah data yang sangat baik; 4) Produktivitas yang lebih baik, metode konvensional membuat pekerjaan rutin dan berulang tidak dapat dihindari, namun dengan SIPPP pekerjaan rutin dan berulang dapat diotomatisasi; 5) Manajemen Risiko, keandalan dan akurasi yang dihasilkan oleh SIPPP meningkatkan pengelolaan manajemen keuangan dan sedikit kesalahan dalam proses akuntansi; 6) Kepatuhan, SIPPP dirancang secara otomatis menghasilkan pelaporan keuangan sesuai Standar yang mengatur tentang pelaporan keuangan entitas nonlaba yaitu, Interpretasi Standar Akuntansi Keuangan No.35.

Rektor UT, Prof. Ojat Darojat, M. Bus., Ph.D pada sesi siang pun berkesempatan memberikan arahan. Beliau menyampaikan UT kini telah berstatus hukum PTN-BH, yaitu tata kelola insititusi menjadi lebih otonom. Sebagai lembaga yang lebih otonom, UT juga harus mengembangkan strategi digital learning ecosystem (DLE), dimana SIPPP adalah bagian dari pengembangan DLE. Untuk itu fasilitas sarana prasarana penunjang proses bisnis tiap unit perlu disesuaikan dengan perkembangan pesat di era TIK untuk mendukung layanan mahasiswa, khususnya registrasi, penyelenggaraan bantuan belajar, dan aktivitas layanan-layanan lainnya. Rektor menegaskan, SIPPP merupakan terobosan inovasi tata kelola digital terintegrasi untuk mengantarkan UT menjadi sebuah Perguruan Tinggi yang lebih berwibawa di masa depan. Prof. Ojat pun dalam akhir paparannya menjelaskan, untuk mengembangkan DLE, diperlukan tekad bersama, dedikasi, komitmen secara bersama, sehingga UT lebih mempunyai keunggulan kompetitif dalam mencapai tujuan strategis.

Selanjutnya, Pak Rektor melakukan Penandatanganan Artefak Dokumen Sistem Informasi Pengembangan SIPPP yang diikuti sesi foto bersama para para Wakil Rektor, Kepala Unit Pengadaan Barang Jasa, dan Koordinator Bidang Umum dan Kerumahtanggaan pada BKUK. Setelah arahan oleh Rektor, acara dilanjutkan dengan uji coba penggunaan aplikasi SIPPP sampai dua hari ke depannya.

Sebagai kesimpulan, SIPPP merupakan terobosan inovasi tata kelola digital terintegrasi untuk mendukung proses pengambian keputusan yang lebih akurat dan cepat. Pada akhirnya, yang tidak kalah penting dari implementasi aplikasi SIPPP ini adalah juga diperlukan perubahan budaya organisasi termasuk di dalamnya perubahan perilaku dari semua civitas akademika guna peningkatan tata kelola organisasi UT yang lebih baik.


Sumber: http://www.ut.ac.id/